Hoe mooi zou het zijn als we vanuit bestaande competenties en talenten van onze medewerkers kunnen zoeken naar passend werk voor onze doelgroep in de regio? Dat was twee jaar geleden de gedachte van Dzenita Alibegic, adviseur opleiding en ontwikkeling bij Voorne-Putten Werkt, onderdeel van de gemeente Nissewaard. Haar idee leidde tot ‘het kansenformulier’, een mooi middel om ‘het goede gesprek’ tussen werkleider en medewerker te begeleiden en initiëren.
Hoe is het kansenformulier ontstaan?
‘Tijdens gesprekken met onze werkleiders kwam ik erachter dat zij moeite hadden met het gebruik van het digitale assessment om competenties, talenten en ontwikkelbehoeften in kaart te brengen. Onze medewerkers zijn niet allemaal erg digitaal onderlegd en het kostte werkleiders veel tijd om medewerkers daarbij te helpen. Ik ben met de werkleiders in gesprek gegaan om te kijken of we iets werkbaars konden ontwikkelen voor beide partijen. Dat was de basis waarop uiteindelijk het formulier Het goede gesprek, kansen ontwikkelen en groeien ontstond, of kort gezegd: het kansenformulier. Ik ging met de eerste versie langs de Ondernemingsraad en zij vonden het tevens een goed idee. Inmiddels is het formulier de basis voor ‘het goede gesprek’ dat minimaal twee keer per jaar tussen werkleider en medewerker wordt gevoerd.’
Hoe werkt het formulier?
‘Het formulier bestaat uit drie onderdelen. Het eerste onderdeel bevat een lijst met competenties, waar medewerkers kunnen aangeven in welke mate zij daarover beschikken (onvoldoende – voldoende – goed – ontwikkelbaar). Het tweede deel bestaat uit ontwikkelbehoeften, waar medewerkers ‘interesse’ of ‘geen interesse’ aangeven. Het derde onderdeel gaat in op mogelijke stages of werkervaringen die een medewerker zouden kunnen aanspreken. Ook daar geeft de medewerker per mogelijkheid aan of er interesse of geen interesse is.’ Alles gericht op talenten en ontwikkeling van onze medewerkers.
Wat is de kracht van het kansenformulier?
‘Iemands talenten zijn hartstikke belangrijk. Als we die in beeld hebben, kunnen we makkelijker, beter en wellicht ook meer divers werk aantrekken en de juiste match maken. Hoeveel mensen kunnen lang staan? Wie maakt er makkelijk contact? Wie kan heel nauwkeurig werken?
Samen met collega’s keek ik naar competenties waar veel vraag naar is in in de regio. Op basis daarvan stelde ik het kansenformulier op. Op een open vraag als: ‘waar ben je goed in?’ is het best lastig antwoorden. Een kruisje neerzetten op een formulier is makkelijker. Dat geldt ook voor je ontwikkelbehoeften. Als iemand aan je vraagt of je beter wilt leren lezen en schrijven is gewoon ‘ja’ of ‘nee’ antwoorden makkelijker dan dingen uit jezelf moeten vertellen. Door er expliciet naar te vragen, durven meer medewerkers zich ook vervolgens uit te spreken.
Zo kwamen we er bijvoorbeeld achter hoeveel medewerkers behoefte hadden aan het ontwikkelen van digitale vaardigheden. Dat wordt ineens heel zichtbaar en daar kunnen we dan ook meteen iets concreets in organiseren. Ook is het kansenformulier eenvoudig aan te passen en op maat te maken, en dat wordt dan ook zo nu en dan gedaan. Zo kunnen medewerkers in de groenvoorziening bijvoorbeeld heel gericht de optie een cursus ketting zagen aanvinken.’
Welke ruimte voor verbetering zien jullie nog?
‘De goede gesprekken zelf. Je moet zo vaak benadrukken dat het document een hulpmiddel is om een goed gesprek te voeren. Sommige werkleiders hebben de neiging om het formulier als doel in te zetten, terwijl het gaat om het gesprek dat eruit voortkomt en die op de juiste manier voeren. Hier gaan we aandacht aan geven om hen hierbij te helpen.
Verder wordt het formulier nu nog hoofdzakelijk als naslagdocument gebruikt. Komend jaar gaat VPW de mogelijkheden verder onderzoeken binnen ons HR-systeem, zodat we het kansenformulier beter kunnen registeren en nog meer kunnen monitoren en sturen. Zo kunnen we dan bijvoorbeeld aangeven over welke certificaten medewerkers beschikken. Dat maakt het nog makkelijker om het werk te matchen aan het talent dat we in huis hebben of om een gezamenlijke ontwikkelbehoefte in kaart te brengen.’