De Biga Groep en de Rijksoverheid vonden elkaar in 2005. Er was meteen een klik tussen teamleider Robert-Jan Keiman (Biga Groep) en Luitenant-Kolonel Rob van Arnhem (Rijksoverheid). Inmiddels maken ze al zestien jaar werk van afgedankte defensiekleding. Wat zijn de 6 ingrediënten voor hun duurzame samenwerking?
Beluister de podcast met Robert-Jan Keiman, teamleider intern bedrijf van de Biga Groep, en Luitenant-Kolonel Rob van Arnhem van de Rijksoverheid over hun unieke samenwerking. Luister hier naar de podcast op Soundcloud.
Rob: ‘Onze samenwerking begon met een autoritje in 2005. Ik was net verantwoordelijk geworden voor het retourproces binnen Defensie. Retournering, was destijds niet zo’n succes, en dat is een understatement. Ik ging letterlijk de buurt verkennen om te kijken of we dat niet konden uitbesteden bij een sociale werkvoorziening. Zo kwam ik binnen bij de Biga Groep die openstond voor onze wensen.’
Rob: ‘We zijn een pilot project gestart en daarin bleek al heel snel dat medewerkers in de sociale werkvoorziening ontzettend goed zijn in het selecteren van (defensie)kleding. De mensen van de Biga Groep zijn goed in ‘goed versus fout’-denken en handelen. Als je defensie kleding op een verkeerde manier selecteert, kan het op de markt terecht komen met alle veiligheidsgevolgen van dien. In twee jaar pilot-fase hebben we veel geleerd en wisten we: je kunt de Biga Groep alles laten doen.’
Robert-Jan: ‘De hoeveelheid, de omvang van dit werk was voor ons onontgonnen gebied. Waar begin je aan? Dat wisten we eigenlijk niet. Het ging de eerste drie weken niet zo goed. Gelukkig gaf Defensie ons de gelegenheid om het werk rustig op te bouwen. En dat lukte.’
Robert-Jan: ‘Rob loopt tussen de mensen, hij werkt regelmatig met ze mee. Als Rob binnen komt wandelen, herkent iedereen hem. Ze weten echt voor wie ze het doen en krijgen ruimte om dingen te doen, dingen te verzinnen. Zo wisten we een nieuwe retourlijn op te starten met nieuwe artikelen. In 4 jaar tijd is het aantal mensen verdubbeld’
Rob: ‘Ik ben er zo’n beetje wekelijks om mijn gezicht te laten zien, om te luisteren of er verbeterpunten zijn, want het proces is nooit af; we leren iedere week bij. Een keer had ik gebak voor 150 man bij me. Dan vliegt iedereen me om m’n nek. Mijn uithangbord is ook mijn uniform; er bijna een wave door de hal. Dat is fantastisch. Ook mooi: ze denken met me mee. De meeste medewerkers hebben het niet breed, juist zij stellen kritische vragen over spullen die we zomaar weggooien. Ze houden me een spiegel voor. Dan zeggen ze: “Weggooien, maar je kan er toch ook dit of dat mee doen?” Daar krijg ik zoveel energie van.’
Dit beeldmateriaal, en nog een heleboel meer, is te vinden op het YouTube kanaal van de Biga Groep.
Rob: ‘De Biga groep doet alles wat je zegt. Wat je vraagt en hoe je het vraagt is ontzettend belangrijk. Inmiddels hebben we instructies over behandeling en hergebruik voor zo’n 18.000 artikelen.’
Robert-Jan: ‘Je hebt de klant hard nodig voor informatievoorziening. De Rijksoverheid wees daarom een projectmanager aan die bijna permanent bij Biga werkte, ook om praktisch dingen uit te zetten.’
Rob: ‘Bij de aanbesteding gaven we vooraf een prijs. Dus op het moment dat SW-bedrijven zich inschreven, stemden ze in met het budget. Dat betekent dat we onze keuze niet baseren op prijs. Het onderscheid in de gunning hebben we echt gebaseerd op de People & Planet-gedachte. Hoe ga je om met duurzame inzetbaarheid van mensen; hoe gaat de klant om met mensen in stresssituaties, hoe worden mensen begeleid? Hoe ontvang je bezoekers? Dat waren onze onderscheidende gunnings-factoren.’
1. Regel het centraal
Rob: ‘Je ziet gemeentes die – heel begrijpelijk – opkomen voor hun eigen Mensen en sociale werkvoorzieningen. Maar als je kleding binnen de gemeente inzamelt en je kunt daar twee mensen mee aan het werk zetten, ga je geen business creëren of geïnteresseerde afnemers. Je moet véél meer bereid zijn om in consortia of in samenwerkingsverbanden te werken en elkaar wat te gunnen. Als je met meer gemeentes afspraken kunt maken om die volumestromen te centraliseren op één locatie genereer je veel meer business is. Stap dus af van het micromanagement en draag veel meer zorg voor samenwerkingsverbanden.’
2. Organiseer rondleidingen
Robert-Jan: ‘Nodig partijen uit die belangstelling hebben en geef een rondleiding. Als je het ziet, weet je pas waar het over gaat. 20 tot 25 procent van mijn werk is rondleidingen geven; ontzettend belangrijk. Alle onderliggende overheidspartijen die nu meedoen, zijn ooit begonnen met een rondleiding. Ik heb ze sceptisch binnen zien komen. Na anderhalf uur waren ze allemaal om en riepen: hier moeten we iets mee. Probeer af te stappen van je logge apparaat, mocht je dat nog hebben. En zoek een contractpartner die je de gelegenheid biedt om nieuwe dingen te doen en met initiateven te komen.’
3. Verken nieuwe werksoorten
Rob: ‘De bijvangst bij de Biga Groep is enorm. Onze focus is hergebruik; maar wat we niet kunnen hergebruiken wordt onklaar gemaakt; broekspijpen, mouwen, logo’s en naamlinten. Die stukjes stof worden als grondstof gebruikt. We zijn nu in staat om op basis van 25 ondersoorten grondstoffen aan te bieden. De kwaliteit van de grondstof is zo hoog dat het veel geld oplevert. Dus naast besparingen op minder inkoop, heb ik keiharde euro’s voor de verkoop van grondstoffen. Daarmee krijg je beweging en kun je dat circulair denken heel tastbaar maken. Voor commerciële partijen interessant om verder te onderzoeken en voor SW-bedrijven biedt het aanknopingspunten om andere werksoorten binnen te halen.’